همه سازمان ها باید از امنیت داده ها و خرد کردن فایل ها آگاه باشند. ناتوانی در محافظت از داده های حساس خود و مشتریان شما می تواند پیامدهای مالی جدی برای مشاغل خصوصی داشته باشد و احتمالاً آنها را مجبور به تعطیلی کند. اما شهرداری ها باید به همه عناصر امنیت داده ها از خرد کردن فایل گرفته تا امنیت سایبری توجه کنند.
مجاز بودن تخلف برای شهرها یا شهرداری ها یا سایر سازمان های شهرداری انتخابی نیست. سوابق آنها حاوی اطلاعات خصوصی زیادی در مورد ساکنان خصوصی، کارمندان شهرداری و مشاغل منطقه است که آنها موظف به محافظت از آنها هستند. شمارههای تامین اجتماعی، دادههای دارایی و مالیات، سوابق رایگیری، و اطلاعات اجرای قانون/امنیت عمومی تنها برخی از مواردی هستند که میتوانند در معرض خطر باشند. تجربه نقض دادهها اعتماد عمومی را از بین میبرد و شهرداریها نمیتوانند اثرات مالی نقض دادهها را تحمل کنند، در حالی که بودجهشان از قبل کم شده است.
برای چالش برانگیزتر کردن امنیت داده ها، شهرداری ها اهداف محبوبی برای مجرمان سایبری و سارقان داده هستند. (در سال 2019، محققان Barracuda صدها حمله باج افزار را مورد مطالعه قرار دادند و دریافتند که دو سوم آنها سازمان های دولتی را هدف قرار می دهند.) از آنجایی که سارقان می دانند که منبع غنی از داده های ارزشمند هستند، شهرداری ها باید به حملات پاسخ دهند. بالاترین استانداردها امنیت داده ها - از جمله خرد کردن فایل.
شهرداری ها، خرد کردن اسناد و قوانین
شرکتهای خصوصی ممکن است در برخورد با خرد کردن اسناد حساس آزادی عمل داشته باشند، اما سازمانهای دولتی باید با رعایت این موارد عمل کنند. برخی از قوانین ایالتی، محلی، و خاص صنعت، نحوه مدیریت و نابودی داده های حساس را کنترل می کنند. الزامات قانونی خاص برای امنیت دادهها برای سازمانهای شهرداری به موقعیت مکانی آنها و نوع دقیق دادههایی که دارند بستگی دارد. (به عنوان مثال، هر نهادی با سوابق حاوی اطلاعات بهداشتی محافظت شده باید برای محافظت از PHI از قوانین حریم خصوصی HIPAA پیروی کند.)
از آنجایی که قوانین امنیت داده به طور مداوم در حال تغییر هستند، رهبران شهر باید با مشاور حقوقی خود در مورد مسائل مربوط به انطباق مشورت کنند. در صورت ممیزی یا نقض احتمالی، شما به یک خط مشی مکتوب تخریب داده نیاز دارید که به تخریب داده ها می پردازد و بررسی شده است، یعنی هر سازمانی که از رویکرد عقل سلیم برای خرد کردن اسناد و تخریب داده ها استفاده می کند - مانند استفاده از A. سرویس خرد کردن معتبر برای از بین بردن فایل های حساس و خرد کردن هارد دیسک، به جای انداختن آن مواد در سطل زباله - ممکن است از قبل با هر گونه قوانین مربوط به امنیت داده مطابقت داشته باشد.
بهترین شیوه های خرد کردن اسناد برای شهرداری ها
هنگامی که رهبران شهر استراتژیهایی را برای محافظت از دادههای حساس خود در نظر میگیرند، پیروی از این بهترین روشهای خرد کردن فایلها مکان خوبی برای شروع است.
از خدمات خرد کردن منظم و بر اساس تقاضا بهره مند شوید. شهرداری ها باید از طریق یک سرویس خرد کردن اسناد، وانت های منظم را برنامه ریزی کنند. تجارت هرگز متوقف نمی شود، بنابراین فایل های حساس (به علاوه هارد دیسک های قدیمی و سایر مواد شکستنی) همچنان جمع می شوند. برنامه ریزی خدمات معمول باعث صرفه جویی در وقت مدیرانی می شود که تامین کنندگان را مدیریت می کنند. با این حال، گاهی اوقات انتظار برای پیکاپ برنامه ریزی شده بعدی به معنای قربانی کردن فضای ذخیره سازی برای جعبه ها و جعبه های اسناد قدیمی است. همچنین، هر چه اسناد حساس طولانی تری در دفتر نگهداری شوند، احتمال دسترسی غیرمجاز شخصی به آنها بیشتر می شود. از سرویس درخواستی برای مدیریت سریع هرگونه نیاز فوری به خرد کردن فایل که ایجاد می شود استفاده کنید.
هماهنگ کردن خرد کردن فایل در سایت های شهرداری. اطمینان حاصل کنید که روش های خرد کردن اسناد به طور مداوم در سراسر سازمان شهرداری دنبال می شود. هر دفتر و/یا ساختمان باید مسئول خود را برای نظارت بر خرد کردن اسناد و تخریب صحیح داده ها داشته باشد.
فعالیت های کوبنده خود را ثبت کنید. مهم است که شهرداری ها سوابق خوبی از تمام فعالیت های تخریب داده ها داشته باشند. اگر تا به حال ممیزی امنیت داده ها را انجام داده اید، یا اگر یک ساکن یا نهادی تا به حال با نقض داده مواجه شده است و سعی کرده است ثابت کند که سوابق شهرداری منبع هستند، باید بتوانید نشان دهید که تمام داده های شهرداری مدیریت شده و به طور ایمن از بین می روند. . ابتدا، مطمئن شوید که میتوانید با استفاده از سرویس خرد کردن اسناد تایید شده NAID "AAA" برای انتقال اسناد، درایوها و سایر مواد خرد شده مستقیماً از محل خود به مرکز خرد کردن آنها، "زنجیره نگهداری" را نشان دهید. سپس، ترتیبی دهید که یک نماینده از سازمان خود شاهد خرد شدن مواد شهرداری باشد. در نهایت، گواهی تخریب دریافت کنید که جزئیات آن را که خرد کردهاید و مراحلی را که دنبال کردهاید، دریافت کنید.
کتابچههای آموزشی را خرد کنید، به نشانها دسترسی داشته باشید، و سایر مواد فقط برای کارمندان. هر چیزی که افراد خارجی می توانند برای دسترسی به اماکن شهرداری یا دسترسی به اطلاعات خصوصی در مورد روش های اضطراری یا ساختمان های شهرداری استفاده کنند، یک خطر امنیتی است. همیشه به جای بازیافت این اقلام را خرد کنید.
نیازهای ساکنین را برای خرد کردن اسناد در نظر بگیرید. هنگامی که در کسب و کار ارائه خدمات عمومی هستید، سازماندهی یک رویداد خرد کردن فایل فقط یک راه آسان برای برآورده کردن یک نیاز رایج است. همه افراد جامعه باید راهی برای محافظت از داده های حساس خود داشته باشند، نه اینکه همه به خردکن دسترسی داشته باشند. میزبانی یک رویداد خرد کردن به ساکنان این امکان را می دهد که رانندگی کنند و مواد خود را در کامیون های خردکن ایمن رها کنند.
Northeastern Data Destruction به پاسخگویی به نیازهای سازمانهای مختلف از جمله شهرداریها برای خرد کردن اسناد اختصاص دارد. استانداردهای سختگیرانه امنیتی، گواهینامه ها و سابقه طولانی موفقیت ما به این معنی است که مشتریان می دانند که می توانند به ما برای رسیدگی به نیازهای حساس خود برای خرد کردن اسناد اعتماد کنند. امروز با من تماس بگیرید!